Date de dernière mise à jour : 18 janvier 2022

ENTRE :

La société CABINET DES INDEPENDANTS, société par actions simplifiée au capital de 50 000,00 euros, dont le siège social est situé 4 avenue Laurent Cely 92600 Asnières-sur-Seine, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 878 260 470, ci-après la « Société », 

D’une part,

ET :

Toute personne physique majeure capable, ou toute personne morale, utilisant les Services, tels que définis ci-après, qui sont proposés sur le Site, ci-après l’« Utilisateur »,

1- DOMAINE D’APPLICATION

Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions conclues entre le cabinet CABINET DES INDEPENDANTS dénommé l’expert-comptable et son client.

Le client reconnaît qu’il contracte en qualité de professionnel et que la lettre de mission annexée constitue un contrat de prestations de services en rapport direct avec ses activités professionnelles.

2- DEFINITION DE LA MISSION

Les travaux incombant l’expert-comptable sont détaillés dans la lettre de mission et ses annexes et sont strictement limités à son contenu. 

Vous avez décidé de nous nommer en qualité d’expert-comptable de votre société et de nous confier une mission de présentation des comptes annuels de votre entité. 

La mission que vous envisagez de nous confier sera effectuée dans le respect des dispositions de la norme professionnelle du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables applicable à la mission de présentation de comptes et des textes légaux et réglementaires applicables aux expertises comptables que nous sommes tenus de respecter.

Nous nous permettons d’attirer votre attention sur le fait que conformément à l’article L 123-14 du Code de commerce, les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de votre entité. Vous restez ainsi responsables à l’égard des tiers de l’exhaustivité, de la fiabilité et de l’exactitude des informations comptables et financières concourant à la présentation des comptes ainsi que des procédures de contrôle interne concourant à l’élaboration de ces comptes. Cela implique notamment le respect des règles applicables à la tenue d’une comptabilité en France et du référentiel comptable applicable à votre entité.

Il s’agit d’une mission d’assurance de niveau modéré aboutissant à une opinion exprimée portant sur la cohérence et la vraisemblance des comptes de votre entité pris dans leur ensemble ; le niveau d’assurance est inférieur à celui d’un audit ou d’un examen limité ». Cette mission n’a pas pour objectif de déceler des erreurs, actes illégaux ou autres irrégularités pouvant ou ayant eu lieu dans votre entité.

Nos travaux consisteront à vous assister pour la clôture des comptes et leur présentation d’ensemble ; ils comprennent notamment : 

- une prise de connaissance globale ;

- une appréciation des procédures élémentaires d’organisation comptable ;

- une appréciation de la régularité formelle de la comptabilité ;

- une collecte des éléments concourant aux écritures d’inventaire de fin d’exercice ;

- une justification des soldes et des contrôles de cohérence des principaux comptes ;

- un examen critique des comptes pris dans leur ensemble ;

- des entretiens avec la direction 

Ils ne comprennent pas le contrôle de la matérialité des opérations, des inventaires physiques des actifs de votre entité à la clôture de l’exercice comptable (stocks, immobilisations, espèces en caisse notamment), le recours à la procédure de confirmation de soldes auprès de tiers par voie de confirmations directes et l’appréciation des procédures de contrôle interne.

Nous vous précisons que nous sommes juridiquement redevables d’une simple obligation de moyens. Par conséquent, la vérification des écritures et leur rapprochement avec les pièces justificatives sont effectués par notre cabinet uniquement par épreuves et ne portent donc pas sur l’appréciation de la légalité et de la fiabilité et de l’exactitude des informations que vous nous fournirez.

A l’issue de nos travaux, nous établirons une attestation sur les comptes (annuels ou intermédiaires) de votre entité à laquelle les comptes considérés seront annexés.

Notre mission sera exécutée sous la direction de BAYALI ZINEB, expert-comptable qui pourra se faire assister en cas de besoin par les équipes du cabinet comptable.

NOTE IMPORTANTE : Cette lettre de mission pourra être amenée à couvrir des missions à venir à la demande du client, comme une mission sociale (élaboration de contrat de travail, bulletins de salaires), une mission juridique (ie. Modification de kbis, dissolution / liquidation), etc.

Conservation des documents

Le client devra conserver les pièces comptables de sa société (les originaux) pendant 10 ans à partir de la clôture de l'exercice (art. L.123-22 du code de commerce).

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration fiscale doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis (art. L.102 B du livre des procédures fiscales).

3- OBLIGATIONS DU PROFESSIONNEL DE L’EXPERTISE COMPTABLE

L’expert-comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, de la norme de « maîtrise de la qualité », de la norme « anti-blanchiment » élaborée en application des dispositions du Code monétaire et financier et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens et non de résultats.

Le professionnel de l’expertise comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principal chargé du dossier est indiqué au client.

A l’achèvement de sa mission, le professionnel de l’expertise comptable restitue les documents que lui a confiés le client pour l’exécution de la mission. Il est expressément conseillé au client de conserver les originaux et de ne transmettre que les copies des actes importants, ceux-ci pouvant toujours être endommagés au cours du traitement. 

Le professionnel de l’expertise comptable est tenu à la fois :

• au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code pénal ;

• à une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Ces derniers sont adressés au client, à l’exclusion de tout envoi à un tiers, sauf demande du client. Les documents établis par le professionnel de l’expertise comptable seront en conséquence adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique de la part du client).

CABINET DES INDEPENDANTS s’engage à effectuer les diligences normales conformément aux règles de la profession, aux présentes conditions générales et à celles particulières à la mission qui lui est confiée, ce, en tenant compte des documents et informations fournis par l’entreprise.

CABINET DES INDEPENDANTS n’est, en aucun cas, responsable des erreurs d’appréciation dont l’origine se trouverait soit dans l’insuffisance des informations fournies par l’entreprise, soit dans la dissimulation d’éléments utiles à la bonne appréciation de la situation, soit dans la découverte d’éléments inconnus, malgré la mise en œuvre de diligences normales.

La vérification des écritures et leur rapprochement avec les pièces justificatives sont effectués par sondages. Cette prestation ne saurait ni être assimilée à une mission de certification, ni avoir pour objectif la prévention et la détection des fraudes, des erreurs et des détournements ou actes illégaux qui demeurent du ressort et de la responsabilité de la direction.

La conduite des sondages et leur importance sont laissées à l’appréciation de CABINET DES INDEPENDANTS et résultent des normes définies par l’Ordre des Experts-Comptables ; le client pourra cependant demander que ces sondages soient orientés plus spécialement sur certains secteurs de sa comptabilité.

Les existants en espèces ou titres détenus par le client ne sont vérifiés que sur mandat exprès. La vérification de l’avancement des travaux et produits en cours, ainsi que l’appréciation de la qualité de l’ensemble des stocks et en cours, n’entrent pas dans le champ de la mission de CABINET DES INDEPENDANTS.

Un accord spécial devra être conclu pour toute extension de mission et pour toute mission nouvelle ponctuelle ou permanente.

CABINET DES INDEPENDANTS ne pourra être rendue responsable des conséquences des fautes commises par le client, ses associés ou ses préposés et qui n’auraient pas été décelées par les sondages effectués.

Elle n’aura pas à apprécier, sauf conventions particulières contraires et écrites, le degré de solvabilité des débiteurs, ni le bien-fondé des droits et obligations de l’entreprise vis-à-vis des tiers au regard des prescriptions légales ou réglementaires les régissant.

Les documents établis ou contrôlés par CABINET DES INDEPENDANTS ne peuvent être ni modifiés ni utilisés, sans une révision préalable, pour la détermination de la valeur de l’entreprise ou des titres de la Société. Cette révision fera, le cas échéant, l’objet d’une lettre de mission spéciale.

L’établissement de prévisions repose sur les hypothèses et les estimations du client. Le rôle de CABINET DES INDEPENDANTS consiste à en vérifier la cohérence. Elle ne saurait être tenue pour responsable de leur non résiliation.

Les travaux, autres que ceux de fin d’exercice, sont effectués au cours de visites dont les dates sont fixées d’un commun accord.

En aucun cas, CABINET DES INDEPENDANTS n’aura en charge la souscription ou la vérification des déclarations d’échanges de biens intracommunautaires, ni à la recherche de la TVA intracommunautaire. Toutefois une mission complémentaire pourra faire l’objet d’un avenant écrit spécifique à ces obligations.

4- OBLIGATIONS DU CLIENT OU DE L’ADHERENT

Le client s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance du professionnel de l’expertise comptable ou de ses collaborateurs. 

Ceci s’applique particulièrement aux offres directement ou indirectement faites à des collaborateurs ou anciens collaborateurs de moins de trois ans d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.

Le client s’engage :

• A fournir l’expert-comptable préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier, à savoir :

Dans le cadre de l’obligation d’identification du client ou de l’adhérent:

- si le client ou l’adhérent est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie ;

- si le client ou l’adhérent est une personne morale, obtention de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social et l’identité des associés et dirigeants et pour chacun des dirigeants un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie. 

Dans le cadre de l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif :

- obtention de l’identité du bénéficiaire effectif de la mission et des éléments justifiant cette déclaration ;

- composition et répartition du capital ;

- identité des membres des organes de direction et d’administration ;

- si une ou plusieurs personnes morales détiennent un poste de direction ou d’administration de l’entité, obtenir les mêmes informations.

Ces informations et documents d’identification devront être tenus à jour régulièrement.

• A mettre à la disposition du professionnel de l’expertise comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ;

• A réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans le tableau de répartition des obligations respectives (annexe 2) ;

• A respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission et notamment le planning d’intervention de l’expert-comptable figurant dans la lettre de mission ;

• A porter à la connaissance de l’expert-comptable les faits nouveaux ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale immédiate ou à terme de l’entité ;

• A confirmer par écrit, si l’expert-comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité ;

• A vérifier que les états et documents produits par l’expert-comptable sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard le professionnel de tout manquement ou erreur.

Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; l’expert-comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.

Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives les registres légaux, les livres auxiliaires et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par l’expert-comptable pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement (10 ans à ce jour).

Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client ou de l’adhérent, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure y compris pour votre caisse enregistreuse.

D’une façon générale, le client doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.

5- HONORAIRES 

L’expert-comptable reçoit du client des honoraires librement convenus (cf. ci-dessus plus de précision sur les honoraires) qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours.

Des acomptes sur honoraires peuvent être demandées périodiquement.

Aux honoraires s’ajoutent, les débours, les frais et les taxes fiscales, notamment la TVA.

Nos honoraires hors débours seront déterminés sur la base d’un forfait prévisionnel qui sera le suivant correspondant à un volume de travail estimatif (cf. ci-dessus).

Il est convenu d’ores et déjà que les présents honoraires sont fixés dans le cadre d’une estimation de votre activité annuelle et que selon, un réajustement de nos honoraires peut être envisagé, après vous en avoir fait état, en fonction du dépassement du temps de traitement nécessaire à votre dossier.

Dans le cadre des obligations de télétransmission, un Débours approximatif de 50€ HT est facturé au mois de mars au titre de l’année de transmission (qui correspond à des remontées bancaires, les télétransmission fiscales).

Un forfait de mise en place de 99 € HT, facturé et prélevé lors de la signature du contrat d’expertise comptable, et annuellement au 1er janvier de chaque année, qui correspond à des frais de gestion et de mise en place.

Dat

Nos honoraires sont susceptibles de révision au 1er janvier de chaque année et sont payables par prélèvement mensuel le 1er de chaque mois.

Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes :

Les honoraires stipulés aux conditions particulières du présent contrat sont payés par prélèvement le 1er de chaque mois en début de mois ; en cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture ; le taux d’intérêt de ces pénalités ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.

Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros est également exigible de plein droit en cas de retard de paiement. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justificatifs.

Tout frais généré par le rejet d'un prélèvement sera répercuté au client.

Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception, préciser la prestation contestée, et être motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées, y compris celles réalisées concomitamment, simultanément, ou lorsque les conditions de recours à la facture périodique sont remplies, incluses dans la même facture.

Le non-paiement des honoraires pourra, après rappel par lettre recommandée avec accusé de réception, entraîner la suspension des travaux ou mettre fin à la mission.

En cas de changement de modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client.

En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client.

En cas d’usage du droit de rétention prévu à l’article 168 du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, le président du Conseil Régional de l’Ordre des experts-comptables sera informé. 

6- RESPONSABILITE CIVILE PROFESSIONNELLE DE L’EXPERT-COMPTABLE

La responsabilité civile professionnelle de l’expert-comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à trois ans à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise. 

Les actions en responsabilité contre l’expert-comptable devront être formées dans un délai de trois mois à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise, à peine de forclusion.

Tout événement susceptible d’avoir des conséquences notamment en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client à la connaissance de l’expert-comptable.

La responsabilité contractuelle de l’expert-comptable à l’égard du client, pour toutes les conséquences dommageables d’une même mission, est limitée à un plafond de 500.000 euros.

La responsabilité civile professionnelle de l’expert-comptable est couverte par un contrat d’assurance souscrit auprès de MMA Assurances Mutuelles (14 bd Marie et Alexandre Oyon 72030 Le Mans cedex 9). 

La responsabilité de l’expert-comptable ne peut notamment être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client ou par l’adhérent est une conséquence :

• d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par ses salariés,

• du retard ou de la carence du à fournir une information nécessaire l’expert-comptable,

• des fautes commises par des tiers intervenant chez le client.

7- RESILIATION DE LA MISSION

La mission est conclue pour une durée d’une année correspondant à l’exercice comptable. Pour la première année, la durée de la mission couvre la période comprise entre la date d’effet de la lettre de mission et la date de clôture de l’exercice comptable, date d’échéance du contrat.

La mission est renouvelable chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception trois mois avant la date de clôture de l’exercice comptable (devant correspondre à la date de clôture du dernier exercice traité par CABINET DES INDEPENDANTS), et sous réserve d’avoir réglé l’intégralité des travaux ayant déjà commencé. A défaut du non-respect de ce délais, il sera versé par le Client une indemnité de rupture équivalent à 30 % des honoraires convenus pour la totalité de l’exercice en cours.

En cas de manquement du client à l’une de ses obligations, l’expert-comptable aura la faculté de mettre fin à sa mission après l’envoi d’une mise en demeure sous forme de lettre recommandée restée sans effet.

Dès la survenance d’un évènement susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts ou de porter atteinte à son indépendance, l’expert-comptable a l’obligation de dénoncer le contrat. 

8- SUSPENSION DE LA MISSION

Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure ou défaut de paiement des honoraires, les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension susvisée, à moins que le retard en résultant ne justifie la résolution.

Pendant la période de suspension éventuelle, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.

En cas de manquement du client à l’une de ses obligations (exemple : défaut de paiement des honoraires à l’échéance prévue), l’expert-comptable aura la faculté de suspendre sa mission après l’envoi d’une mise en demeure sous forme de lettre recommandée restée sans effet, et ne pourra être tenu responsable des conséquences préjudiciables pouvant découler de cette suspension.

9- GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Chaque partie se conformera aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Le traitement et le transfert de données à caractère personnel par le cabinet auront pour finalités l’exécution et le suivi de la mission, de la relation client et la gestion informatique des données. 

Le client consent par la présente auxdits traitements et transferts. Il confirme avoir obtenu, le cas échéant, tous les consentements nécessaires des personnes concernées par les données. Les personnes concernées par les données bénéficient d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition, dans les conditions établies par la loi. Ces droits peuvent être exercés en envoyant un courriel à l’adresse suivante : contact@cabinet-des-independants.com un courrier à l’adresse suivante : 4 avenue Laurent Cely 92600 Asnières-sur-Seine.

10- DIFFERENDS

En cas de contestation par le client des conditions d’exercice de la mission ou de différend sur les honoraires, l’expert-comptable s’efforce de faire accepter la conciliation ou l’arbitrage du président du conseil régional de l’ordre avant toute action en justice. 

11- DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE COMPETENCE

Ce contrat de mission sera régi et interprété selon le droit français.

« TOUS LES LITIGES AUXQUELS LE CONTRAT POURRA DONNER LIEU, NOTAMMENT AU SUJET DE SA VALIDITE, DE SON INTERPRETATION, DE SON EXECUTION ET DE SA REALISATION, SERONT SOUMIS AUX TRIBUNAUX COMPETENTS DE NANTERRE

Dans le cadre de la présente lettre de mission, le cabinet CABINET DES INDEPENDANTS est qualifié de sous-traitant et agit uniquement sur instructions de son client et au nom et pour le compte de son client.

Le cabinet est autorisé à traiter pour le compte de son client les données personnelles nécessaires pour fournir le ou les service(s) suivant(s) : Assistance à l’établissement des comptes annuels, Assistance à l’établissement des déclarations fiscales liées, Gestion sociale déléguée- mission d’établissement des bulletins de paie mensuels et des déclaratifs liés, ou autres procédures convenues, selon le référentiel de l’ordre des experts-comptables.

La nature des opérations réalisées sur les données est le traitement des éléments permanents et variables ayant pour finalité la réalisation de notre mission (établissement des comptes annuels, établissement des déclarations fiscales liées, établissement des paies et des déclaratifs liés, et autres missions contractuelles). 

Les données personnelles traitées sont notamment : 

- Nom de famille, Prénom, Numéro de sécurité sociale,

- Date et lieu de naissance, Situation familiale

- Adresse professionnelle, adresse personnelle

- Adresse e-mail,

- Salaires, heures de travail, Arrêts de travail de maladie, Invalidité

- Données d'identification personnelles émises par les services publics

- Coordonnées bancaires de salariés, de la société, de clients, de fournisseurs

Les catégories de personnes concernées sont les dirigeants, les associés, les salariés et assimilés salariés au regard de la règlementation de la sécurité sociale, présents et futurs, ainsi que ceux ayant quitté l’entreprise cliente (dans le cadre des délais légaux de prescription et de contrôle s’imposant aux employeurs). Pour l’exécution du service objet du présent contrat, le client met à la disposition de l’expert- comptable l’ensemble des informations nécessaires.

Il appartient au client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

Le cabinet s'engage à :

-Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la présente lettre de mission.

-Traiter les données conformément aux instructions documentées du client figurant en annexe de la lettre de mission. Si l’expert-comptable est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.

-Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente lettre de mission.

-Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles en vertu de la présente lettre de mission : s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.

-Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut

-Notifier au client toute violation de données à caractère personnel. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

-Mettre en œuvre les mesures de sécurité nécessaires (*voir ci-dessous) pour assurer la protection des données personnelles qui lui sont transmises.

-Aider le client pour les suites à donner aux demandes d’exercice de leurs droits par les personnes concernées.

-Demander l’autorisation écrite du client si, en tant que sous-traitant si le cabinet fait lui-même appel à un sous-traitant.

Mettre à la charge des sous-traitants ultérieurs les mêmes obligations que celles à sa charge, prévues par la lettre de mission.